Registrar documentos ante el registrador del condado parece sencillo: se presentan los documentos, se pagan las tasas y se archiva. Pero los detalles son fundamentales. Pequeños errores en los documentos registrados
pueden causar problemas graves:
Comprender los errores de grabación más comunes le ayudará a evitarlos y a reconocer cuándo se necesita ayuda profesional para hacer las cosas bien.
A diferencia de muchos errores administrativos que se pueden corregir fácilmente, los errores de registro pasan a formar parte del registro público permanente. Pueden:
Los errores en los documentos registrados generan dudas sobre la propiedad real. El “título turbio” impide ventas, refinanciaciones y otras transacciones hasta que se resuelva.
La documentación incorrecta o faltante puede provocar que el tasador del condado trate una transferencia como un cambio de propiedad, lo que desencadena una nueva tasación del impuesto a la propiedad, incluso cuando la transferencia debería estar exenta.
Cuando los documentos registrados no se corresponden con la realidad, determinar los derechos legales reales se complica y puede requerir la intervención judicial. Retrasos en transacciones urgentes. Los errores detectados durante transacciones urgentes, como las ventas de propiedades con plazos de cierre, pueden retrasar o frustrar acuerdos, con costos millonarios en intereses extendidos, almacenamiento, demoras en la mudanza y otras consecuencias.
Algunos errores de registro sólo pueden solucionarse mediante procedimientos judiciales, que implican honorarios de abogados, costas judiciales y una importante inversión de tiempo.
Las escrituras son los documentos que se registran con mayor frecuencia y en ellos se producen muchos errores.
La descripción legal identifica con exactitud la propiedad que se transfiere. Puede hacer referencia
a números de lote y parcela, planos registrados o usar descripciones de linderos.
Copiar una descripción legal antigua que no refleja las divisiones o combinaciones de lotes de propiedad
Las direcciones pueden cambiar y no son legalmente suficientes. Las descripciones legales establecen con exactitud qué propiedad se transmite. Los errores pueden resultar en:
El Código de Gobierno de California § 27280 aborda los requisitos para los instrumentos registrables
que afectan a la propiedad inmobiliaria.
La “adquisición” describe cómo el cesionario asume la propiedad. Los tipos comunes de adquisición de derechos incluyen:
os distintos tipos de adquisición de derechos tienen consecuencias jurídicas radicalmente diferentes:
Los errores de adquisición de derechos pueden:
El Código Civil de California, artículo 1185, exige la certificación notarial de las escrituras para su registro. Los notarios deben verificar la identidad y la firma voluntaria del firmante.
Una notarización incorrecta puede hacer que las escrituras:
Los registradores del condado pueden rechazar documentos notariados incorrectamente, retrasando las transacciones.
El Código de Ingresos e Impuestos de California § 480.3 requiere un PCOR para la mayoría de los documentos registrados
que afectan la propiedad o el control de la propiedad.
Los PCOR faltantes o incorrectos pueden:
Muchas transferencias califican para exclusiones de reevaluación (como ciertas transferencias de fideicomisos, transferencias entre cónyuges o transferencias de padres e hijos), pero solo si están debidamente documentadas.
Las declaraciones juradas de muerte liberan a las personas fallecidas del título de propiedad, pero sólo cuando la estructura de propiedad permite la sucesión automática.
Diferentes estructuras de propiedad requieren diferentes declaraciones juradas:
Utilizar el tipo de declaración jurada incorrecto significa:
El Código de Sucesiones de California § 210 aborda las declaraciones juradas de muerte, y el Código de Sucesiones § 13540
aborda específicamente los procedimientos del cónyuge sobreviviente.
Las declaraciones juradas de muerte deben ir acompañadas de copias certificadas de los certificados de defunción, no fotocopias ni copias estándar.
Sin certificados de defunción adecuados, las declaraciones juradas serán rechazadas, lo que retrasará la liquidación del título y potencialmente complicará transacciones urgentes.
Las declaraciones juradas de muerte liberan a las personas fallecidas del título de propiedad, pero sólo cuando la estructura de propiedad permite la sucesión automática.
Diferentes estructuras de propiedad requieren diferentes declaraciones juradas:
Utilizar el tipo de declaración jurada incorrecto significa:
El Código de Sucesiones de California § 210 aborda las declaraciones juradas de muerte, y el Código de Sucesiones § 13540
aborda específicamente los procedimientos del cónyuge sobreviviente.
Registrar una declaración jurada de muerte elimina el nombre de la persona fallecida del título, pero a menudo se necesitan pasos adicionales para otorgar claramente el título a los sobrevivientes.
Las compañías de títulos pueden requerir documentación adicional que demuestre una clara titularidad antes de aprobar transacciones, incluso después de que se hayan registrado las declaraciones juradas.
Cuando los poderes notariales involucran bienes inmuebles, generalmente se requiere su registro (Código de Sucesiones de California § 4266).
Para las transacciones inmobiliarias, el poder notarial generalmente debe registrarse antes de que el agente firme cualquier
documento.
• El agente firma la escritura antes de que se registre el poder notarial
• Intenta registrar el poder notarial y la escritura simultáneamente
• No comprende los requisitos del cronograma de registro
Las compañías de títulos pueden rechazar transacciones en las que el registro del poder no precede al ejercicio de la autoridad del agente, considerando que la firma del agente carece de la autorización adecuada.
Para que un poder notarial siga vigente en caso de incapacidad, debe incluir cláusulas de durabilidad.
El Código de Sucesiones de California, artículo 4124, especifica los requisitos.
Los poderes notariales no duraderos pierden su validez por incapacidad, precisamente cuando más se necesitan. Sin durabilidad:
Los poderes notariales terminan automáticamente cuando el principal muere (Código de Sucesiones de California §4152).
Las acciones realizadas por los agentes después de la muerte del principal son legalmente nulas, lo que puede dar lugar a:
Los certificados de fideicomiso deben cumplir requisitos específicos según el Código de Sucesiones de California §18100.5.
Los certificados deben especificar los poderes del fideicomisario, en particular respecto de bienes inmuebles.
Las compañías de títulos y los prestamistas pueden rechazar certificados que carezcan de una autoridad inmobiliaria clara, que requieran la producción del documento de fideicomiso completo (lo que frustra el propósito de privacidad) o que provoquen demoras en las transacciones.
El certificado debe identificar con precisión a todos los fideicomisarios actualmente en funciones.
La información incorrecta del fideicomisario puede:
Los certificados deben incluir declaraciones específicas de los fideicomisarios sobre el estado del fideicomiso.
La ley de California exige estas declaraciones y su ausencia puede hacer que los certificados sean inaceptables para terceros o no se puedan registrar.
Más allá de los problemas específicos del documento, los errores generales del proceso causan problemas.
Los documentos deben registrarse en el condado donde se encuentra la propiedad.
Registrarse en el condado equivocado no proporciona notificación legal ni cumple el propósito previsto. El documento debe registrarse en el condado o condados correctos.
Las tarifas de registro varían según el condado y el tipo de documento.
Las tarifas insuficientes resultan en el rechazo de documentos, lo que retrasa el registro. Las transacciones urgentes pueden verse comprometidas incluso por retrasos breves.
Algunas grabaciones requieren formularios complementarios.
Los formularios faltantes provocan el rechazo de documentos y retrasos en el procesamiento.
Para detectar errores de grabación después de que ocurren es necesario abordarlos rápidamente.
Muchos errores de escrituras se pueden corregir con escrituras correctivas (Código de Gobierno de California § 27201).
Las escrituras correctivas hacen referencia al instrumento original y explican claramente lo que se corrige.
Sin embargo, determinar si una escritura correctiva es adecuada (en comparación con una nueva escritura u otra
solución) requiere un juicio jurídico.
Algunos errores requieren la intervención del tribunal:
• Acciones de título silencioso para resolver disputas de propiedad
• Procedimientos sucesorios cuando los procedimientos simplificados no estaban realmente disponibles
• Acciones de reforma para corregir errores significativos
• Órdenes judiciales que establecen hechos o aclaran derechos
Estos procedimientos implican representación legal, costas judiciales y un tiempo considerable.
Reclamaciones de seguro de título. Cuando los errores crean defectos de título que afectan la propiedad asegurada, el seguro de título puede brindar cobertura, pero es mucho mejor prevenir que reclamar.
El mejor enfoque es prevenir los errores desde el principio:
Los abogados pueden:
Los asistentes de documentos legales pueden ayudarlo con las tareas de preparación ministerial según sus instrucciones, pero
determinar qué documentos necesita y tomar decisiones legales requiere la orientación de un abogado o una investigación personal exhaustiva.
Al preparar documentos para grabar, considere preguntar:
Comprender los posibles errores de registro le ayudará a apreciar el valor de redactar los documentos correctamente la primera vez y a reconocer cuándo vale la pena invertir en asesoramiento experto.
Eric Hawkins es Asistente de Documentos Legales de California. Los Asistentes de Documentos Legales no son abogados y no pueden brindarle asesoramiento legal, seleccionar formularios ni indicarle qué documentos necesita. Los Asistentes de Documentos Legales solo pueden preparar documentos según sus instrucciones específicas después de que usted haya tomado decisiones sobre sus asuntos legales, idealmente con la orientación de un abogado.
Leaky Stamp se enorgullece de ser el notario de referencia en Hesperia CA que va a su casa, de día o de noche.
¡NO SOMOS ABOGADOS!
Solo ofrecemos servicios de autoayuda según sus indicaciones.
Nota: Los asistentes de documentos legales se rigen
por las siguientes secciones del Código de Negocios y Profesiones de California:6400-6401.6 ,
6402-6407 y 6408-6415. 8200-8232.4
